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TP Chargé d'accueil et de gestion administrative

NEXT FORMA

3 690 €à partir de
Durée variabledurée
1session active
Francelieu

Objectifs de la formation

Objectif pédagogique
Cette formation prépare au Titre Professionnel Chargé d'accueil et de gestion administrative, certification professionnelle inscrite au RNCP, niveau 4. Elle vise à former des professionnels capables d'assurer les activités d'accueil d'une structure et de prendre en charge les travaux administratifs courants dans un environnement professionnel polyvalent, exigeant et fortement orienté relationnel.
Le chargé d'accueil et de gestion administrative est un point de contact essentiel entre la structure, les visiteurs, les clients, les usagers, les partenaires et les collaborateurs. Il valorise l'image de l'organisation, traite les demandes, gère les flux d'informations, produit des écrits professionnels, suit les dossiers administratifs et contribue à la qualité du service rendu.
À l'issue de la formation, le bénéficiaire sera capable de :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique d'une structure.
- Gérer des situations complexes ou délicates à l'accueil.
- Traiter les flux d'informations internes et externes.
- Prendre en charge les activités administratives courantes.
- Assurer le traitement administratif des dossiers.
- Traiter les réclamations courantes de premier niveau.
- Utiliser les outils numériques, collaboratifs, CRM, ERP ou GED dans le respect de la confidentialité, du RGPD et des procédures internes.
Une assistance technique et pédagogique est accessible tout au long de la formation via une messagerie intégrée à la plateforme e-learning, par téléphone au 09 72 31 90 58 ainsi que par email à contact@next-forma.fr auprès de Sivane GUEDJ, afin de répondre aux difficultés techniques et pédagogiques rencontrées.

Programme

Contenu
BLOC 1 – Assurer les activités d'accueil d'une structure
1.1 Accueil physique et téléphonique
- Préparer l'espace d'accueil et adopter une posture professionnelle.
- Accueillir les visiteurs, clients, usagers, prestataires ou collaborateurs.
- Identifier la demande, informer, orienter et transmettre les messages aux interlocuteurs concernés.
- Filtrer, transférer ou traiter les appels selon les consignes de la structure.
- Utiliser un standard téléphonique, une messagerie, un agenda partagé, un CRM ou des outils collaboratifs.
1.2 Gestion des situations complexes à l'accueil
- Repérer les situations d'impatience, d'incompréhension, de stress ou de tension.
- Adapter sa communication à l'interlocuteur, à la situation et au niveau d'urgence.
- Mobiliser les techniques d'écoute active, de reformulation et de communication non violente.
- Respecter les limites de sa délégation et passer le relais lorsque la situation l'exige.
- Prendre en compte les besoins spécifiques des personnes en situation de handicap.
1.3 Traitement des flux d'information
- Trier, prioriser et diffuser les informations reçues par courrier, messagerie, téléphone ou outils numériques.
- Organiser les boîtes mail, enregistrer les interactions et assurer la traçabilité des échanges.
- Rédiger des messages professionnels simples, clairs et fiables.
- Restituer en français les informations principales d'un échange simple en anglais.
- Respecter les règles de confidentialité, de sécurité numérique et de protection des données.
BLOC 2 – Gérer les activités administratives d'une structure
2.1 Activités administratives courantes
- Produire des écrits professionnels à usage interne ou externe.
- Planifier des rendez-vous, organiser des réunions et mettre à jour les agendas.
- Numériser, classer, sauvegarder et archiver des dossiers selon les procédures de la structure.
- Utiliser les outils bureautiques, collaboratifs et de gestion électronique des documents.
2.2 Traitement administratif des dossiers
- Collecter les informations nécessaires à la constitution d'un dossier.
- Vérifier la complétude, la conformité et la fiabilité des éléments reçus.
- Enregistrer et mettre à jour les dossiers dans les applications internes ou externes.
- Produire des documents, synthèses ou rapports destinés aux parties prenantes.
- Assurer le suivi des échéances, relances, demandes ou commandes associées.
2.3 Traitement des réclamations courantes
- Analyser une réclamation ou un litige de premier niveau.
- Apporter une réponse adaptée dans le respect de la délégation accordée.
- Mettre en œuvre les actions correctives nécessaires selon les procédures internes.
- Rendre compte à la hiérarch

Résultats attendus

Présentation à l'examen du Titre Professionnel Chargé d'accueil et de gestion administrative, certification professionnelle inscrite au RNCP (Niveau 4).
La formation est organisée en entrées et sorties permanentes, avec un parcours individualisé permettant d'adapter le rythme de progression aux besoins et aux disponibilités de chaque apprenant.
En raison de cette individualisation, l'inscription à l'examen est planifiée en fin de parcours, selon un calendrier de sessions défini et dans la limite du nombre de places disponibles.
Le passage de l'examen intervient dans un délai maximal de 6 mois après la fin de la formation.
Les épreuves se déroulent au 7 rue Jean Mermoz, 78000 Versailles.
Les frais liés à l'examen s'élèvent à 450 €, inclus dans le coût global de la formation.
Les modalités d'évaluation sont conformes au référentiel du titre professionnel. Elles comprennent une mise en situation professionnelle de 2 h 25 composée d'une partie écrite de 1 h 45 et d'une partie orale de 40 minutes dont 10 minutes de préparation, un entretien technique de 10 minutes, un questionnement à partir de production de 10 minutes et un entretien final de 15 minutes, soit une durée totale d'épreuve de 3 h 00 pour le candidat.
La mise en situation se déroule dans le contexte d'une structure fictive. Le candidat traite des dossiers administratifs, produit les documents nécessaires, exploite une communication simple en anglais, accueille des interlocuteurs, traite des appels téléphoniques, rédige des messages et les transmet via le canal approprié.
La validation du titre professionnel ou des certificats de compétences professionnelles est conditionnée à la réussite aux épreuves certificatives, conformément aux modalités définies par le référentiel en vigueur.
S'agissant du suivi proactif, celui-ci est pleinement intégré à nos parcours et se traduit par un accompagnement structuré et individualisé.
Tout au long de la formation, le bénéficiaire dispose :
de suivis hebdomadaires organisés en visioconférence
de travaux pratiques avec corrections détaillées
d'échanges réguliers avec le formateur en visioconférence
d'exercices fondés sur des situations professionnelles réelles
d'un accompagnement dans la rédaction du dossier professionnel
d'évaluations en fin de module permettant de valider les acquis
d'évaluations par bloc de compétences
ainsi que d'un examen blanc réalisé dans des conditions proches des épreuves certificatives
Ce suivi est assuré par un formateur et un référent métier, avec un tableau de bord pédagogique permettant de suivre la progression, les activités réalisées et les travaux effectués.

Les points forts

Formation complète centrée sur l'accueil, la gestion administrative, les outils numériques, la relation usager, les dossiers et la préparation au titre.

La certification

TP Chargé d'accueil et de gestion administrative

  • TypeTitre RNCP
  • Niveau de sortieBAC : BP, BT, bac pro ou techno (NIVEAU 4)
  • Spécialité (NSF)Secrétariat, bureautique
  • DomaineAccueil
  • Métier viséChargé / Chargée d'accueil
RNCP 41239 RS -1 CertifInfo 119165

Organisme & lieu

  • OrganismeNEXT FORMA
  • Région–
  • Département–
  • SIRET51833310900040

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