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TP Chargé d'accueil et de gestion administrative -Bloc 2

NEXT FORMA

2 590 €à partir de
Durée variabledurée
1session active
Francelieu

Objectifs de la formation

Objectif pédagogique
Le bloc de compétences "Gérer les activités administratives d'une structure" vise à former des professionnels capables de prendre en charge les travaux administratifs courants, de traiter des dossiers, de suivre des demandes ou commandes et de gérer les réclamations courantes dans le respect des procédures internes.
Le chargé d'accueil et de gestion administrative assure la production d'écrits professionnels, la planification de rendez-vous ou réunions, la numérisation, le classement et l'archivage des documents. Il vérifie la conformité des dossiers, suit les échéances, effectue les relances nécessaires, traite les réclamations de premier niveau et rend compte de son activité avec rigueur.
À l'issue du bloc, le bénéficiaire sera capable de :
- Prendre en charge les activités administratives courantes.
- Produire des écrits professionnels adaptés.
- Organiser des rendez-vous, réunions, agendas et plannings.
- Constituer, vérifier, actualiser et suivre des dossiers administratifs.
- Traiter les demandes, commandes et réclamations courantes.
- Utiliser les outils bureautiques, collaboratifs, GED, CRM ou ERP dans le respect du RGPD.
Une assistance technique et pédagogique est accessible tout au long de la formation via une messagerie intégrée à la plateforme e-learning, par téléphone au 09 72 31 90 58 ainsi que par email à contact@next-forma.fr auprès de Sivane GUEDJ, afin de répondre aux difficultés techniques et pédagogiques rencontrées.

Programme

Contenu
1. Activités administratives courantes
- Produire des écrits professionnels à usage interne ou externe.
- Utiliser les outils bureautiques, collaboratifs et de communication adaptés.
- Planifier des rendez-vous, réunions, agendas et plannings.
- Informer les interlocuteurs des modifications et alerter en cas de difficulté d'organisation.
2. Gestion documentaire et organisation des dossiers
- Numériser, classer, archiver et sauvegarder les documents selon les procédures.
- Utiliser une gestion électronique des documents pour sécuriser l'accès aux informations.
- Contrôler la qualité des documents produits avant transmission.
- Respecter les règles de confidentialité, de sécurité numérique et de protection des données.
3. Traitement administratif des dossiers
- Collecter les informations nécessaires à la constitution d'un dossier.
- Vérifier la complétude, la conformité et la fiabilité des éléments reçus.
- Enregistrer et mettre à jour les dossiers dans les applications internes ou externes.
- Produire des documents, synthèses ou rapports destinés aux parties prenantes.
4. Suivi des demandes, commandes et échéances
- Traiter les demandes et commandes selon les procédures de la structure.
- Suivre les délais, engagements, relances et documents associés.
- Vérifier les paiements ou informations utiles au suivi administratif.
- Travailler avec les autres services pour collecter ou transmettre les informations nécessaires.
5. Traitement des réclamations courantes
- Analyser une réclamation ou un litige de premier niveau.
- Apporter une réponse adaptée dans le respect de la délégation accordée.
- Mettre en œuvre les actions correctives nécessaires.
- Rendre compte à la hiérarchie et assurer la traçabilité du traitement.

Résultats attendus

Présentation aux épreuves de validation du bloc de compétences BC02 "Gérer les activités administratives d'une structure" (CCP) du Titre Professionnel Chargé d'accueil et de gestion administrative, certification professionnelle inscrite au RNCP (Niveau 4).
La formation est organisée en entrées et sorties permanentes, avec un parcours individualisé permettant d'adapter le rythme de progression aux besoins et aux disponibilités de chaque apprenant.
En raison de cette individualisation, l'inscription aux épreuves de validation du bloc de compétences est planifiée en fin de parcours, selon un calendrier de sessions défini et dans la limite du nombre de places disponibles.
Le passage des épreuves intervient dans un délai maximal de 6 mois après la fin de la formation.
Les épreuves se déroulent au 7 rue Jean Mermoz, 78000 Versailles.
Les frais liés aux épreuves certificatives s'élèvent à 450 €, inclus dans le coût global de la formation.
Les modalités d'évaluation sont conformes au référentiel du titre professionnel. Pour ce bloc, elles comprennent une mise en situation professionnelle écrite de 1 h 30 sous forme d'étude de cas dans une structure fictive. À partir d'informations et de consignes, le candidat traite différents dossiers, respecte les délais et procédures, produit les documents nécessaires et choisit les logiciels adaptés.
L'épreuve est complétée par un entretien technique de 10 minutes permettant au candidat de présenter ses travaux et d'argumenter ses choix, ainsi qu'un questionnement de 10 minutes à partir d'une production écrite réalisée en amont en lien avec le traitement administratif des dossiers. La durée totale de l'épreuve pour le candidat est de 1 h 50.
Le passage des épreuves de validation du bloc de compétences est obligatoire et conditionne la délivrance du Certificat de Compétences Professionnelles correspondant.
En cas de réussite, le candidat obtient une attestation de validation du bloc de compétences. La validation de l'ensemble des blocs permet l'obtention du titre professionnel complet.
S'agissant du suivi proactif, celui-ci est intégré au parcours par un accompagnement structuré : suivis hebdomadaires en visioconférence, travaux pratiques corrigés, échanges réguliers avec le formateur, exercices fondés sur des situations professionnelles réelles, accompagnement dans la rédaction du dossier professionnel, évaluations en fin de module, évaluations positionnées dans le cadre du bloc visé et examen blanc dans des conditions proches des épreuves certificatives.
Ce suivi est assuré par un formateur et un référent métier, avec un tableau de bord pédagogique permettant de suivre la progression, les activités réalisées et les travaux effectués.

Les points forts

Bloc axé sur les écrits professionnels, dossiers, GED, CRM, ERP, commandes, réclamations, confidentialité, RGPD et organisation administrative.

La certification

TP Chargé d'accueil et de gestion administrative

  • TypeTitre RNCP
  • Niveau de sortieBAC : BP, BT, bac pro ou techno (NIVEAU 4)
  • Spécialité (NSF)Secrétariat, bureautique
  • DomaineAccueil
  • Métier viséChargé / Chargée d'accueil
RNCP 41239 RS -1 CertifInfo 119165

Organisme & lieu

  • OrganismeNEXT FORMA
  • Région–
  • Département–
  • SIRET51833310900040

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