Objectifs de la formation

A l'issue de la formation le stagiaire sera en capacité, d'assurer en front office, l'accueil physique et téléphonique, d'identifier les
besoins des interlocuteurs. En back office, il sera en capacité de prendre en charge divers travaux administratifs comme la production d'écrits professionnels, la gestion des rendez-vous et la planification des réunions, la numérisation, le classement et l'archivage des dossiers.

Programme

Le parcours débute par l'acquisition des compétences liées à l'accueil physique et téléphonique des usagers ou clients. Les participants apprennent à identifier les demandes, orienter les interlocuteurs vers les services adaptés et adopter une posture professionnelle garantissant la qualité de l'accueil et le respect de la confidentialité. Des mises en situation permettent de développer les compétences relationnelles et la gestion des situations complexes ou sensibles. La formation aborde ensuite le traitement des flux d'informations internes et externes. Les stagiaires apprennent à réceptionner, traiter et transmettre les informations, à utiliser les outils numériques et bureautiques et à assurer l'organisation, le classement et l'archivage des documents administratifs.
Le parcours permet également de développer les compétences nécessaires à la gestion des activités administratives courantes d'une structure. Les participants réalisent des tâches administratives quotidiennes, mettent à jour des bases de données, produisent des documents professionnels et utilisent les outils bureautiques dans un contexte professionnel. La formation inclut également le traitement administratif des dossiers. Les stagiaires apprennent à constituer, vérifier et suivre les dossiers administratifs dans le respect des procédures et des règles de confidentialité. Ils développent leur capacité à assurer le suivi des dossiers et à organiser leur archivage. Une partie de la formation est consacrée au traitement des demandes et des réclamations courantes. Les stagiaires apprennent à identifier les besoins des interlocuteurs, à apporter des réponses adaptées et à gérer les situations relationnelles parfois complexes en mobilisant des techniques de communication professionnelle et de médiation. Des modules complémentaires peuvent être proposés afin de renforcer certaines compétences, notamment la remise à niveau bureautique (Word, Excel, Power Point), module remise à niveau secrétariat (bureautique -français), remise à niveau anglais et le module gestion de conflit. Tout au long de la formation, les apprentissages s'appuient sur des apports théoriques, des exercices pratiques, des études de cas et des mises en situation professionnelles. La formation se déroule en formation ouverte et à distance (FOAD) via une plateforme pédagogique, avec des classes virtuelles animées par un formateur et un accompagnement individualisé.
Deux regroupements en présentiel sont organisés dans les locaux de IRFREP 16 23 rue de Paris 16000 Angoulême. Le passage de l'examen se déroule sur une journée en présentiel à IRFREP 16 – 23 rue de Paris, 16000 Angoulême, selon le lieu d'habitation du stagiaire.
Une équipe pédagogique et technique sont à votre disposition, les coordonnées (mails, tel...) seront donnés dès le 1er jour.

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