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Titre RNCP 100% CPF

Chargé d'accueil et de gestion administrative

FORMASO

6 178 €à partir de
476 hdurée
1session active
Vendéelieu

Objectifs de la formation

Acquérir les compétences du Métier de Chargée d'accueil et de gestion administrative
- Accueillir, informer, et orienter un visiteur
- Accueillir en anglais
- Répondre aux appels téléphoniques et aux e-mails
- Communiquer positivement
- Transmettre les informations
- Assurer le traitement administratif des dossiers, gestion commerciale
- Gérer les agendas, planifier les rendez-vous, organiser les réunions
- Respecter les procédures administratives
- Traiter des réclamations
- Maîtriser la frappe, la saisie informatique
- Avoir le sens de l'organisation, et rigueur
Tout au long du parcours de formation, mise en œuvre d'évaluations (formatives et ECF) à l'aide de questionnaires, d'exercices d'application, de simulations ou d'études de cas.

Programme

Module 1 : L'accueil physique, téléphonique
Maitriser les bases de Word, la saisie efficacité des informations et utiliser Outlook
Accueillir un visiteur avec des mises en application par des sketchs
Répondre en anglais à une demande et restituer à l'écrit les informations principales (noms, mail, numéro, objet)
Faciliter la communication interne et externe, rendre compte des échanges
Prendre en compte la sécurité numérique, les accès, la fiabilité et la confidentialité de l'information
Module 2 : Les situations complexes d'accueil
Gérer des situations conflictuelles en identifiant les sources de tensions avec empathie et bienveillance, en faisant preuve de courtoisie et de neutralité
Gérer son stress
Décoder la communication non verbale et les situations d'handicap
Identifier, appliquer les niveaux de délégations et rendre compte
Utiliser un CRM
Module 3 : Les flux d'information
Rechercher des informations, prendre notes, les retranscrire dans le respect des règles de sécurité informatique, protection des données et des règles de communication écrite
Comprendre le cheminement du courrier entrant et sortant de l'entreprise
Organiser le classement efficacement (les bons outils, la GED, numérisation…)
Comprendre la gestion d'espaces collaboratifs, assurer une veille sur les évolutions des outils et espaces numériques
Module 4 : Les activités administratives courantes
Mettre en forme une lettre de façon professionnelle avec les fonctions avancées de Word
Créer, gérer les diapositives, insérer des objets et les animer avec PowerPoint
Utiliser les tableaux, calculs simples, graphiques, mettre en page et imprimer avec Excel
Organiser des réunions, planifier des rendez-vous (tableaux, agenda, Outlook)
Gérer les stocks des ressources matérielles (fournitures, consommables
Module 5 : Le traitement administratif des dossiers
Identifier les documents commerciaux, appliquer les procédures de circuit de traitement des commandes du devis à la facturation en respectant les conditions générales de ventes avec un logiciel de gestion commerciale.
Identifier les modes de règlements
Réaliser un courrier de présentation de la société, flyer, dépliant un peu commercial
Répondre à une demande d'information (mailing)
Actualiser des tableaux (calculs, organisation des données collectées, graphiques…) et contrôler ses résultats
Mettre en évidence les éléments significatifs pour faciliter l'analyse des résultats et la prise de décision avec les fonctions avancées d'Excel
Module 6 : Traiter les réclamations courantes
Répondre de manière adaptée aux demandes d'informations des clients en respectant le niveau de délégation.
Régler une situation administrative ou commerciale litigieuse de 1er niveau en adoptant communication d'entreprise positive
Évaluer les enjeux et alerter si nécessaire
Réaliser le compte-rendu de la situation litigieuse
Appréhender le principe de l'amélioration continue

Résultats attendus

Validation des 2 certificats de compétences du titre professionnel Chargé d'accueil et de gestion administrative RNCP 41239
CCP1 : Assurer les activités d'accueil d'une structure
CCP 2 : Gérer les activités administratives d'une structure
Un accompagnement individualisé et les ECF (évaluations en cours de formation) permettent d'élaborer un livret d'évaluation et d'accompagner l'apprenant dans la rédaction de son dossier professionnel obligatoire à la présentation de la session d'examen.
L'examen a lieu au centre de formation COFAE situé : 1, rue Maurice Egard Coindreau - 85000 LA ROCHE SUR YON
L'organisme de formation inscrit l'apprenant à la session d'examen sur la plateforme de la DREETS. Une convocation lui est remise avec l'organisation de l'examen. Affichage de la date et des horaires de passage
L'examen se déroule à la fin du parcours de formation
En amont des épreuves, l'apprenant devra rédiger un document relatif au traitement administratif d'un dossier représentatif de l'activité de la structure qu'il aura mis en œuvre pendant une période en entreprise ou en centre de formation. Le candidat dépose sa production une semaine avant le début de la session d'examen. Il devra également remettre son Dossier professionnel (la veille de l'épreuve).
Un jury composé d'un binôme de professionnels habilités par le Ministère du Travail et de l'Emploi corrige les écrits et évalue les apprenants lors des oraux afin de valider ou non l'obtention du titre professionnel
Modalités d'évaluation :
Une épreuve écrite de 1h45 sur poste informatique valide les compétences 1,3,4 et 6
Mise en situation orale de 30 minutes avec une préparation de 10 minutes. A partir de scénarios choisis par le jury, le candidat doit :
Accueillir un visiteur et un collaborateur
Traiter 2 appels téléphoniques
Rédiger des messages à partir des notes prises au cours des situations d'accueil et des appels téléphoniques et les transmettre, via le canal de communication approprié
Un entretien technique de 10 minutes évalue la compétence 2. Le jury questionne le candidat sur la compétence « Gérer des situations complexes à l'accueil »
Un questionnement sur la production écrite réalisée en amont de la session en lien avec la compétence 5 "Assurer le traitement administratif des dossiers", durée 10 mn
Un entretien final sur la représentation que se fait le candidat de l'emploi et des comportements professionnels induits, durée 15 mn
Pour valider le titre, le candidat doit valider l'ensemble des compétences.
Le titre étant découpé en 2 Activités Types, chacune correspondant à un Certificat de Compétences Professionnelles (CCP), un candidat peut valider un seul CCP, il dispose alors d'un maximum de 5 ans pour valider l'autre CCP dans la limite de la validité du titre
Le candidat sera informé par la DREETS des résultats

Les points forts

Accompagnement individualisé
Entrées et sorties régulières (plusieurs sessions de formation dans l'année)
Application pratique via un stage et entretien tripartite pour le suivi en entreprise
Mise à disposition de la plateforme de formation et office 365

La certification

TP Chargé d'accueil et de gestion administrative

  • TypeTitre RNCP
  • Niveau de sortieBAC : BP, BT, bac pro ou techno (NIVEAU 4)
  • Spécialité (NSF)Secrétariat, bureautique
  • DomaineAccueil
  • Métier viséChargé / Chargée d'accueil
RNCP 41239 RS -1 CertifInfo 119165

Organisme & lieu

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