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Titre RNCP 100% CPF

RNCP41239BC02 - Gérer les activités administratives d'une structure

GROUPE ARES MATHZAP FORMATION

2 870 €à partir de
35 hdurée
0session active
Loirelieu

Objectifs de la formation

Compétence 1 — Prendre en charge les activités administratives courantes
À l'issue de la formation, le stagiaire sera capable de :
Accueillir physiquement et téléphoniquement les visiteurs et interlocuteurs en appliquant les règles de communication professionnelle
Gérer les agendas, plannings et prises de rendez-vous en utilisant les outils bureautiques et numériques appropriés
Réceptionner, trier, diffuser et expédier le courrier entrant et sortant (papier et électronique) en respectant les procédures en vigueur
Classer et archiver des documents administratifs selon un plan de classement défini, en version physique et numérique
Rédiger des documents administratifs courants (notes, comptes rendus, courriers types) en respectant les normes rédactionnelles et orthographiques
Compétence 2 — Assurer le traitement administratif des dossiers
À l'issue de la formation, le stagiaire sera capable de :
Collecter, vérifier et organiser les pièces constitutives d'un dossier en contrôlant leur complétude et leur conformité
Saisir et mettre à jour des données dans des bases de données ou logiciels métiers (ERP, CRM, outils de gestion) avec fiabilité et rigueur
Suivre l'avancement des dossiers en identifiant les étapes clés, les délais réglementaires et les actions à mener
Produire des tableaux de bord et documents de suivi permettant de rendre compte de l'état des dossiers traités
Coordonner la circulation des dossiers entre les différents services ou interlocuteurs concernés en garantissant la traçabilité des échanges
Compétence 3 — Traiter les réclamations courantes
À l'issue de la formation, le stagiaire sera capable de :
Identifier et qualifier la nature d'une réclamation (objet, urgence, interlocuteur concerné) en adoptant une posture professionnelle et empathique
Analyser les éléments du dossier concerné afin de comprendre l'origine du dysfonctionnement ou du litige
Apporter une réponse adaptée et argumentée à l'interlocuteur, dans les délais impartis et selon les procédures internes
Escalader les réclamations complexes ou hors de son périmètre vers le service ou l'interlocuteur compétent, en assurant la passation d'informations
Tracer et enregistrer les réclamations traitées dans l'outil dédié afin d'alimenter le suivi qualité et la démarche d'amélioration continue

Programme

C1 — Prendre en charge les activités administratives courantes
Techniques d'accueil physique et téléphonique (posture, communication, situations difficiles)
Gestion des agendas et prise de rendez-vous (outils numériques, conflits d'agenda)
Traitement du courrier entrant/sortant et des e-mails professionnels
Classement et archivage physique et numérique (plan de classement, GED, RGPD, durées de conservation)
Rédaction de documents courants : courriers, notes internes, comptes rendus (norme AFNOR, outils bureautiques)
C2 — Assurer le traitement administratif des dossiers
Constitution et vérification des dossiers (pièces obligatoires, conformité, relances)
Saisie et mise à jour dans les logiciels métiers (ERP, CRM) dans le respect du RGPD
Suivi des dossiers : tableaux de bord, échéances, alertes, gestion des urgences
Reporting : Excel (formules, TCD, mise en forme), rédaction de rapports d'avancement
Coordination inter-services : transmission, traçabilité, confidentialité
C3 — Traiter les réclamations courantes
Identification et qualification des réclamations (écoute active, reformulation, priorisation)
Analyse du dossier et diagnostic des causes (erreur interne, malentendu, litige)
Rédaction et communication de la réponse (empathie, délais réglementaires, désescalade)
Escalade des cas complexes (critères, passation, suivi jusqu'à résolution)
Enregistrement et suivi qualité (indicateurs, analyse des récurrences, amélioration continue)

Résultats attendus

Pour l'apprenant
Préparation au titre professionnel TP Chargé d'accueil et de gestion administrative (niveau 4)
Maîtrise opérationnelle des activités administratives courantes, utilisable dès la prise de poste
Capacité à s'intégrer rapidement dans tout type de structure (PME, grande entreprise, collectivité, association)
Autonomie et rigueur dans la gestion des dossiers et le traitement des réclamations

Les points forts

Voici les points forts à valoriser dans le programme :
Formateurs expérimentés
Intervenants professionnels issus du terrain, ayant exercé les métiers de l'accueil et de la gestion administrative, apportant des retours d'expérience concrets et des mises e

La certification

TP Chargé d'accueil et de gestion administrative

  • TypeTitre RNCP
  • Niveau de sortieBAC : BP, BT, bac pro ou techno (NIVEAU 4)
  • Spécialité (NSF)Secrétariat, bureautique
  • DomaineAccueil
  • Métier viséChargé / Chargée d'accueil
RNCP 41239 RS -1 CertifInfo 119165

Organisme & lieu

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