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Outlook

BRIO FORMATION

915 €à partir de
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Francelieu

Objectifs de la formation

- Optimiser la gestion des emails à l'aide des outils de tri, de filtrage et d'automatisation pour améliorer l'organisation et gagner en efficacité.
- Planifier et organiser les rendez-vous et réunions avec le calendrier Outlook en utilisant les options de partage.
- Gérer efficacement les tâches et priorités pour suivre l'avancement des projets avec les outils de tâches dans Outlook.
- Se préparer à la certification TOSA : S'entraîner pour maximiser votre score à la certification TOSA, démontrant ainsi votre maîtrise du logiciel.

Programme

MODULE 1 : Introduction à Outlook : - Différences entre Outlook et une Messagerie en Ligne - Avantages et Inconvénients
MODULE 2 : Prendre en Main Outlook : - Créer et paramétrer une Adresse E-mail / un compte sur Outlook - Appréhender l'Interface de Travail : Présentation du ruban, du menu Backstage, et personnalisation de la barre d'accès rapide - Personnaliser l'affichage de l'Interface - Configurer les options de sécurité
MODULE 3 : Gérer et Organiser ses Messages : - Recevoir et répondre aux E-mails - Rédiger, mettre en forme et Envoyer des E-mails - Utiliser les champs CC et CCI - Envoyer des Pièces Jointes - Gérer les Brouillons - Transférer un Message - Programmer un envoi d'e-mail - Demander un accusé de réception et/ou de lecture - Marquer les Messages : Messages lus, non lus, et les indicateurs de suivi. - Supprimer, archiver et Gérer les Mails pour réduire le temps de chargement et optimiser l'affichage - Bloquer les Expéditeurs Indésirables - Organiser les Messages : créer de nouveaux dossiers dans la boîte de réception, les trier et les mettre en favoris - Utiliser les Outils de Recherche et de filtrage des messages
MODULE 4 : Gérer les Contacts et les Groupes : - Enregistrer et modifier des Contacts - Utiliser le Carnet d'Adresses pour un accès rapide lors de la rédaction d'e-mails ou de réunions - Créer des Groupes de Contacts pour faciliter la communication - Partager des Contacts sous forme de cartes de visite
MODULE 5 : Personnaliser les E-mails : - Créer, modifier ou supprimer une signature Automatique - Créer des modèles pour gagner du temps : mails types, phrases automatiques, paragraphes types - Liens Hypertextes dans les E-mails - Insérer des Pièces Jointes et des Objets - Compresser des Photos - Réponses Automatiques pour informer de son absence - Créer des règles pour automatiser le tri et la gestion des messages entrants et sortants
MODULE 6 : Gérer le calendrier : - Paramétrer et personnaliser le Calendrier - Planifier des Rendez-vous et Réunions en ajoutant des détails : date, heure, localisation, rappels, participants, récurrence périodique, pièces jointes - Créer des séries de réunions récurrentes - Gérer les Invitations : Modifications, ajout de participants, statuts de réunions, options "Obligatoire" / "Facultatif" - Partager un Calendrier
MODULE 7 : Gérer les Tâches et Suivre les Projets : - Créer, organiser des Tâches, définir des priorités, des rappels et des échéances - Assigner des tâches à d'autres personnes - Suivre des Projets - Utiliser des Indicateurs de Suivi et Codes Couleurs - Adapter les options d'affichage afin de faciliter la gestion des tâches - Créer des notes pour une gestion efficace de l'information

Résultats attendus

- Utiliser l'environnement Outlook avec aisance : se repérer dans l'interface, personnaliser son espace de travail, naviguer entre les principales fonctionnalités (messagerie, calendrier, contacts, tâches).
- Maîtriser les bonnes pratiques de la messagerie : rédiger et envoyer des e-mails professionnels, utiliser les options d'envoi (copies, priorités, signatures), organiser sa boîte de réception avec des dossiers.
- Gérer efficacement son temps grâce au calendrier : créer et modifier des rendez-vous, organiser des réunions, inviter des participants, gérer les rappels.
- Organiser ses contacts et ses tâches : ajouter et classer ses contacts, créer et suivre ses tâches pour mieux planifier son activité.
- Utiliser les fonctions de recherche et les filtres pour retrouver rapidement des informations.
- Optimiser l'utilisation d'Outlook pour gagner du temps : utiliser les règles de tri automatique, les réponses automatiques (messages d'absence) et les modèles d'e-mail.
Ces acquis vous permettront de : - Gérer efficacement vos échanges professionnels et votre organisation personnelle.
- Gagner un temps précieux en utilisant les outils de tri, de classement et d'automatisation.
- Mieux planifier vos tâches et vos rendez-vous pour respecter vos échéances et alléger votre charge mentale.
Selon votre contexte professionnel, la formation pourra également favoriser : - Une communication plus claire et professionnelle avec vos interlocuteurs.
- Une meilleure organisation au quotidien, facilitant la collaboration en équipe.
- Une prise de poste plus sereine ou une montée en compétences en lien avec la gestion de projets et d'équipes.
L'objectif est de vous sentir à l'aise et en confiance dans votre utilisation quotidienne d'Outlook, en optimisant à la fois votre communication et votre organisation pour plus d'efficacité et de sérénité.

Les points forts

Formation personnalisée avec un formateur dédié, en Visio ou à domicile. Accès illimité à notre plateforme e-learning. Formation adaptée à votre niveau et vos usages Outlook.

La certification

Gérer les courriels et la planification avec Outlook (Tosa)

RS 6958 CertifInfo 118157

Organisme & lieu

  • OrganismeBRIO FORMATION
  • Région–
  • Département–
  • SIRET93081324100013

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