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Gérer les courriels et la planification avec Outlook (Tosa)

INITIATIC

450 €à partir de
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Héraultlieu

Objectifs de la formation

Etre opérationnel.le à un poste nécessitant l'utilisation d'Outlook :
- Gérer les contenus et destinataires d'un e-mail, ainsi que les réponses automatiques lors de ses absences.
- Optimiser le classement de ses messages et dossiers de manière organisée et automatisée
- Utiliser la recherche de ses messages, selon expéditeur ou dossier concerné.
- Contrôler les contenus de ses messages pour éviter les courriels indésirables.
- Paramétrer l'affichage de son calendrier et de ceux partagés par ses collaborateurs
- Organiser son carnet d'adresses et personnaliser l'affichage des contacts.
- Exploiter l'écosystème Microsoft 365 afin de travailler plus efficacement avec Outlook dernière génération

Programme

Environnement / Configuration / Sauvegarde
• Se repérer dans l'interface (options, onglets, ruban, outils…)
• Utiliser le gestionnaire des règles configurer une réponse automatique (en cas d'absence …)
• Personnaliser l'affichage du volet de lecture (emplacement, présence)
• Classer ses messages selon différents critères (par date, par objet…)
• Créer, trier et mettre en favoris des dossiers de la boîte de réception
• Épingler tagger des messages : utiliser les balises et les catégories
• Imprimer et sauvegarder : gérer les options d'impression concernant un message ou une fiche contact, Créer des fichiers au format PDF
Messagerie
• Connaître les onglets d'un nouveau message et leur utilité
• Choisir un format de message en connaissant la spécificité de chacun d'entre eux
• Joindre un document et un élément Outlook à un message (différentes méthodes)
• Appliquer un indicateur d'importance au message
• Demander un accusé de réception et/ou un accusé de lecture
• Utiliser les champs CC et CCI
• Répondre, transférer, classer des messages
• Créer des règles à partir des mails reçus
• Supprimer des messages
• Vider la corbeille
• Vérifier l'espace de stockage de la boîte à lettres
• Reconnaître un courrier indésirable
• Bloquer un expéditeur douteux
• Effectuer des recherches avec critères (contenu, expéditeur, etc.)
Calendrier et tâches
• Personnaliser l'affichage du calendrier (jour, la semaine de travail…)
• Choisir les heures de travail par défaut, paramétrer son calendrier
• Identifier les onglets de la fenêtre Rendez-vous ou Réunion et leur utilité
• Créer des rendez-vous, des réunions
• Inviter des participant.es
• Connaître les options Obligatoire/Facultatif
• Se familiariser avec les options d'affichage du rendez-vous (Occupé, Provisoire, Absent)
• Accepter ou refuser une participation à une réunion
Gestion des contacts et notes
• Personnaliser l'affichage
• Classer, regrouper ses contacts avec d'autres critères
• Rechercher un contact
• Créer une nouvelle note et la formater
Connexions entre Outlook et des applications Microsoft 365 indispensables
• Utiliser To Do : transformer les emails en tâches
• Outlook et Teams : créer une réunion Teams depuis Outlook, accéder à la réunion et partager des fichiers, des notes
• Prendre des notes en réunion : Envoyer une réunion vers OneNote, structurer les notes et les partager avec l'équipe
• Collaborer directement dans les emails : créer du contenu collaboratif en insérant un composant Loop (partager une liste de tâches partagée, un tableau, des idées…)

Résultats attendus

certification - habilitation Tosa

Les points forts

Formation en individuel sur mesure, le contenu peut être adapté en cours de parcours selon les besoins et le niveau de progression du ou de la stagiaire.

La certification

Gérer les courriels et la planification avec Outlook (Tosa)

RS 6958 CertifInfo 118157

Organisme & lieu

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