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Titre RNCP 100% CPF

ASSISTANT ADMINISTRATIF EN TPE/PME

AGORA CONSEIL EN ENTREPRISE

4 788 €à partir de
602 hdurée
2sessions actives
Pyrénées-Orientaleslieu

Objectifs de la formation

L'assistant administratif en PME/TPE occupe une fonction centrale au sein de l'entreprise. Véritable interface entre les différents services, il contribue au bon fonctionnement de l'organisation en assurant la coordination des activités administratives, commerciales et parfois comptables.
Dans les structures de petite et moyenne taille, les services sont souvent étroitement liés. L'assistant administratif agit donc comme un point de convergence des informations entre la direction, le service commercial, la comptabilité, les partenaires externes et les clients. Il facilite la circulation des informations, assure le suivi des dossiers et garantit la fiabilité des documents administratifs.
Ses missions peuvent notamment consister à :
• Assurer le suivi administratif des dossiers clients et fournisseurs,
• Participer au traitement des documents commerciaux (devis, commandes, factures),
• Assurer le lien avec le service comptable pour la transmission des pièces et le suivi des règlements,
• Organiser et gérer les échanges avec les partenaires externes (banques, administrations, prestataires),
• Soutenir la direction dans la gestion quotidienne de l'entreprise.
Par sa polyvalence et sa vision transversale de l'activité, l'assistant administratif constitue un véritable pivot de la PME/TPE. Il contribue à la fluidité des échanges entre les services, à la qualité de l'organisation interne et à l'efficacité globale de l'entreprise.

Programme

A- Suivi administratif des ventes à l'aide des outils numériques de l'entreprise.
- Rédaction des devis.
- Création et gestion des documents commerciaux, du bon de commande à la facture.
- Suivi des commandes, de la livraison et de la facturation
- Rassembler les informations relatives au client et aux produits ainsi que les données négociées par le commercial (prix, conditions de paiement, etc.) dans le logiciel de gestion commerciale pour établir le devis.
- Générer les documents commerciaux (bon de commande, bon de livraison, facture) selon l'étape de réalisation de la vente en saisissant les données client dans le logiciel de gestion commerciale pour les transmettre au client.
- Vérifier la disponibilité des produits à l'aide de l'outil de gestion des stocks de l'entreprise et de ses consignes d'approvisionnement pour déterminer les délais de livraison et les éventuels besoins en approvisionnement.
- Contrôler la conformité de la vente en comparant les documents commerciaux créés avec le système d'information (SI) de la TPE/PME pour traiter les éventuelles anomalies.
B- Support client et coordination interne.
- Prise en charge des sollicitations et réclamations des clients.
- Suivi de la coordination entre les acteurs internes de la chaine commerciale
- Délivrer une information commerciale ou technique de niveau 1 aux clients, en exploitant les données à disposition dans les logiciels de GRC, de gestion commerciale et de gestion d'agenda pour répondre aux sollicitations et réclamations des clients.
- Assurer l'interface entre les acteurs internes (comme le gestionnaire de stock, le livreur, le service comptabilité, etc.) et externes en consignant dans le logiciel de GRC les échanges et événements relatifs à la vente pour en fluidifier le déroulement.
2 : SUPPORT ADMINISTRATIF A L'ACTIVITE DE LA TPE/PME
A- Communication interne et externe avec les collaborateurs, les clients et les fournisseurs, les banques et les administrations de la TPE/PME.
- Accueillir les contacts entrants (physique, téléphone, mail, etc.) en adaptant la réponse à l'interlocuteur et au contexte pour filtrer et orienter les demandes auprès des personnes ou services compétents.
- Élaborer des documents de communication destinés aux interlocuteurs internes et externes en choisissant le mode de communication et le support informatique adaptés (courrier, note de service, formulaire, etc.), avec l'assistance de l'intelligence artificielle (IA), pour les transmettre au(x) destinataire(s) afin de communiquer avec efficience.
- Procéder à des relances (client, prospect, etc.) en préparant les messages et supports types adaptés aux différentes situations pour traiter notamment les cas d'absence de réponse, d'impayés ou de pièces manquantes.
B- Soutien administratif à l'activité managériale de la TPE/PME
- Organiser des réunions, rendez-vous et événements en tenant compte des opportunités liées aux nouvelles formes d'organisation du travail et aux disponibilités des partic

Résultats attendus

Code ROME D1401
- Secrétaire assistant
- Assistant administratif et commercial
- Assistant commercial
- Assistant service clients

Les points forts

Une formation qui répond aux besoins des entreprises

La certification

Assistant d'administration commerciale (TPE/PME)

RNCP 38625 RS -1 CertifInfo 116335

Organisme & lieu

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