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Titre RNCP 100% CPF

Chargé(e) d'accueil et de gestion administrative

CAP FORMATION

4 725 €à partir de
770 hdurée
2sessions actives
Vaucluselieu

Objectifs de la formation

Acquérir les compétences nécessaires pour assurer l'accueil et la gestion administrative au sein d'organisations variées, en maîtrisant la communication, le traitement des informations et le suivi des dossiers.

Programme

CCP 1 – Assurer les activités d'accueil d'une structure : • Assurer l'accueil physique et téléphonique : Accueillir les visiteurs et collaborateurs en face-à-face ou à distance, en identifiant leurs besoins et en les orientant vers les services compétents. Utiliser des outils de communication (téléphone, messagerie, CRM) pour garantir la traçabilité et la fiabilité des informations transmises. Adapter sa communication, y compris en anglais pour des échanges simples, tout en respectant les règles de confidentialité et de courtoisie. • Gérer des situations complexes à l'accueil : Identifier et désamorcer les tensions ou conflits à l'accueil grâce à des techniques de communication non-violente et d'écoute active. Adapter sa posture et sa communication aux interlocuteurs. Agir avec calme et empathie en respectant les procédures de sécurité. • Traiter les flux d'information internes et externes : Trier, prioriser et rediriger les informations reçues vers les destinataires concernés, dans le respect des délais. Organiser et archiver les données pour en assurer la traçabilité et l'accessibilité, en utilisant des outils collaboratifs et bureautiques. Respecter les règles de confidentialité et adopter des pratiques éco-responsables dans la gestion des flux.
CCP 2 – Gérer les activités administratives d'une structure : • Prendre en charge les activités administratives courantes : Produire des écrits professionnels, planifier des réunions et gérer des agendas en utilisant des outils numériques et collaboratifs. Numériser, classer et archiver les dossiers selon les procédures, collecter les besoins en fournitures et en passant des commandes. Organiser son travail de manière autonome. • Assurer le traitement administratif des dossiers : Collecter, analyser les informations nécessaires à la constitution des dossiers. Vérifier la cohérence et la complétude en vue d'un enregistrement garantissant la traçabilité et l'accès aux tiers habilités. Traiter les demandes et commandes, effectuer des relances et s'assurer du paiement des factures, tout en respectant les procédures internes. Mettre à jour les dossiers et préparer des rapports pour informer les parties prenantes, en utilisant des outils de gestion (ERP, CRM). • Traiter les réclamations courantes : Répondre aux réclamations de premier niveau. Identifier les situations nécessitant une intervention hiérarchique et mettre en place des actions correctives.

Résultats attendus

À l'issue de la formation, le ou la stagiaire aura la capacité de :
• Accueillir, informer et orienter les interlocuteurs (physiquement, téléphoniquement et digitalement), • Gérer les situations complexes et adapter sa communication, • Organiser et traiter les flux d'informations internes et externes, • Réaliser les activités administratives courantes d'une structure, • Constituer, contrôler et suivre des dossiers administratifs, • Enregistrer et suivre les commandes, • Traiter les réclamations courantes et assurer un suivi adapté, • Utiliser les outils bureautiques et numériques collaboratifs, • Adopter des pratiques professionnelles responsables et inclusives

Les points forts

Formation individualisée et adaptée à chaque apprenant. Validation et mise en valeur des compétences acquises en passant une certification de niveau 4 (bac).

La certification

TP Chargé d'accueil et de gestion administrative

  • TypeTitre RNCP
  • Niveau de sortieBAC : BP, BT, bac pro ou techno (NIVEAU 4)
  • Spécialité (NSF)Secrétariat, bureautique
  • DomaineAccueil
  • Métier viséChargé / Chargée d'accueil
RNCP 41239 RS -1 CertifInfo 119165

Organisme & lieu

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