Optimiser l'efficacité administrative et le support opérationnel avec l'Intelligence Artificielle
BEFORMA
Objectifs de la formation
1. Évaluer les applications potentielles de l'IA sur ses tâches récurrentes et à plus faible valeur ajoutée afin de sélectionner les solutions IA permettant de gagner en efficacité et en productivité.
2. Générer des rapports, comptes-rendus, analyses et synthèses avec l'IA, sur la base de données textuelles ou audios afin d'améliorer la qualité des informations fournies aux parties prenantes et de faciliter le processus décisionnel.
3. Optimiser la planification et la gestion des agendas avec l'IA afin de renforcer l'agilité et l'efficacité organisationnelles.
4. Automatiser la gestion de l'information et de la communication avec l'IA afin d'améliorer la réactivité et la qualité de traitement.
5. Inscrire son utilisation de l'IA dans une démarche qualité et responsable afin d'en assurer une exploitation fiable, sécurisée et inclusive.
Programme
MODULE 1 :
COMPRENDRE L'IA ET SES APPLICATIONS DANS LES FONCTIONS SUPPORT
- Introduction aux principes, typologies et usages de l'IA dans l'administration.
- Exemples concrets d'intégration IA dans la gestion documentaire, le support et la communication.
MODULE 2 :
ANALYSER SON POSTE ET REPÉRER LES OPPORTUNITÉS IA
- Méthode d'analyse de ses activités pour repérer les leviers IA.
- Diagnostic des tâches automatisables et identification des cas d'usage
prioritaires.
- Sélection des outils IA adaptés à son environnement de travail.
MODULE 3 :
PRODUIRE ET STRUCTURER DES CONTENUS IA
- Structurer des prompts adaptés à chaque besoin documentaire.
- Générer des rapports, courriers, synthèses et supports administratifs via
IA.
- Vérifier et corriger les productions IA.
- Bonnes pratiques de relecture et de validation des contenus générés.
MODULE 4 :
AUTOMATISER LA PRODUCTION DOCUMENTAIRE
- Utiliser des outils IA (ChatGPT, Notion AI, Copilot) pour générer et mettre en forme des documents standards.
- Personnaliser les modèles et automatiser les formats de sortie.
MODULE 5 :
OPTIMISER LA PLANIFICATION ET LA GESTION DES AGENDAS
- Utiliser les outils IA pour organiser le travail (Google AI, Notion, ClickUp...).
- Paramétrer des rappels intelligents et des synchronisations d'agenda.
- Exploiter l'IA pour la gestion de projets ou d'événements internes.
- Prioriser automatiquement les tâches via les assistants IA.
MODULE 6 :
AUTOMATISER LA GESTION DE L'INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION AVEC L'IA
- Panorama des outils IA pour la gestion documentaire et la communication (Zapier, ChatGPT, Fireflies).
- Automatisation du tri et de la classification des emails et documents.
- Configuration de règles pour la détection des urgences et priorisation
des messages.
- Génération de réponses automatiques et personnalisées avec IA.
- Suivi des performances et retours IA dans le service administratif.
MODULE 7 :
GOUVERNANCE, SECURITE ET ACCESSIBILITE IA
- Vérification et ajustement des contenus générés par l'IA.
- Bonnes pratiques pour un usage inclusif (accessibilité, handicap).
- RGPD, confidentialité et sécurité des données.
MODULE 8 :
DÉVELOPPER UNE DEMARCHE QUALITE ET VEILLE IA
- Suivi et amélioration continue de l'usage IA dans l'organisation.
- Construction d'une charte interne de bonnes pratiques IA.
- Veille technologique et mise à jour des outils IA.
Résultats attendus
Obtention de la certification :
La participation à cette formation et la réussite à l'examen final vous permettra d'obtenir la certification " Optimiser l'efficacité administrative et le support opérationnel avec l'Intelligence Artificielle", codes 310, enregistré au RS, sous le numéro RS7287, délivré par CLASSE DIGITALE.
Modalités d'évaluation :
Lors de l'évaluation finale, vous devrez présenter oralement votre projet professionnel d'optimisation de l'efficacité administrative et du support opérationnel avec l'IA au sein de votre contexte professionnel.
La soutenance orale se déroule en 30 minutes :
- 15 à 20 minutes de présentation orale par le candidat 10 à 15 minutes d'échanges avec le jury
Les points forts
Apprentissage modulable & accompagnement jusqu'à votre réussite. Démarrage
immédiat, 100% distance ou mixte, un référent tuteur, sans contrainte géographique :
d'où vous le souhaitez et à votre rythme. Bibliothèque de BEFORMA - 40 000 ouvrages.
La certification
Optimiser l'efficacité administrative et le support opérationnel avec l'Intelligence Artificielle
- TypeCertif. RS
- Spécialité (NSF)Spécialités plurivalentes des échanges et de la gestion
- DomaineIntelligence artificielle
RS 7287 CertifInfo 119728 Organisme & lieu
- OrganismeBEFORMA
- Région