Gérer les courriels et la planification avec Outlook 100% sur mesure, à durée variable et à destination des débutants jusqu'à confirmés
STRAFORMATION
Objectifs de la formation
Permettre aux apprenants, quel que soit leur niveau, de maîtriser l'environnement Microsoft Outlook afin de gérer efficacement leurs courriels, leur agenda, leurs contacts et leurs tâches, tout en adoptant les bonnes pratiques d'organisation et de communication professionnelle.
Objectifs pédagogiques spécifiques
Pour les débutants :
Comprendre l'interface d'Outlook (Boîte de réception, Volet de lecture, Ruban…).
Envoyer, recevoir, répondre et transférer des e-mails.
Gérer les pièces jointes.
Créer et organiser des dossiers de messagerie.
Créer une signature de courriel professionnelle.
Gérer les contacts de base (ajout, modification, carnet d'adresses).
Pour les intermédiaires :
Utiliser les règles et filtres pour automatiser le tri des messages.
Planifier des réunions et rendez-vous dans l'agenda.
Gérer plusieurs agendas ou des agendas partagés.
Créer et attribuer des tâches.
Gérer des groupes de contacts (listes de diffusion).
Utiliser la fonction recherche avancée pour retrouver rapidement un e-mail ou un événement.
Pour les confirmés :
Créer des modèles de courriels pour gagner du temps.
Gérer les autorisations de délégation (calendrier, boîte aux lettres partagée).
Créer et optimiser des règles complexes de gestion automatique des mails.
Synchroniser Outlook avec d'autres outils (Teams, OneNote, To Do, CRM…).
Organiser une réunion avec options avancées (fusion de fuseaux horaires, suivi des réponses, pièces jointes dans l'invitation).
Mettre en place une stratégie de gestion du temps et des priorités avec Outlook (méthode GTD ou méthode Eisenhower).
Objectifs transversaux (tous niveaux) :
Améliorer l'efficacité personnelle dans la gestion quotidienne de l'information.
Adopter les bonnes pratiques de communication professionnelle par e-mail.
Développer une méthodologie d'organisation cohérente entre courriels, calendrier, tâches et contacts.
Gagner en autonomie dans la configuration, la personnalisation et l'utilisation avancée d'Outlook.
Optimiser son usage d'Outlook dans un cadre collaboratif et multi-appareil (ordinateur, web, mobile).
Programme
Programme de formation Outlook – Gestion professionnelle des mails, agendas, tâches et contacts
Niveau 1 – Débutant : Maîtriser les bases de la messagerie Outlook
Objectifs pédagogiques :
Prendre en main l'interface Outlook
Savoir gérer ses e-mails, ses contacts et ses premières tâches
Contenus :
Présentation de l'interface Outlook : ruban, volet de navigation, lecture
Lire, répondre, transférer un message
Rédiger un e-mail : objet, destinataire, CC/CCI, bonne pratique
Joindre un fichier, insérer une image
Mettre en forme un message (polices, listes, couleurs)
Créer une signature professionnelle
Ajouter un contact et le modifier
Supprimer ou archiver un message
Trier, déplacer, rechercher un e-mail
Exercices pratiques :
Rédiger et envoyer un mail professionnel avec pièce jointe et signature
Créer un dossier de rangement et y déplacer des e-mails
Créer un groupe de contacts
Niveau 2 – Intermédiaire : Gérer son temps et ses priorités avec Outlook
Objectifs pédagogiques :
Utiliser les fonctions de calendrier, tâches et classement intelligent
Organiser ses mails de manière productive
Contenus :
Utilisation du calendrier Outlook :
Créer un rendez-vous, une réunion
Répétitions, rappels, fuseaux horaires
Gérer l'emploi du temps et la disponibilité
Partager un calendrier
Gérer les tâches et le suivi :
Créer une tâche, définir des priorités, ajouter une échéance
Marquer un e-mail à suivre
Suivre l'avancement des tâches
Classement et organisation :
Créer des dossiers
Utiliser des catégories (couleurs, thématiques)
Trier et rechercher avec les filtres intelligents
Créer des règles automatiques (ex : déplacer un mail reçu par un expéditeur donné)
Exercices pratiques :
Programmer une réunion avec invitation et suivi
Mettre en place des règles automatiques de classement
Organiser ses mails par projet via les catégories
Niveau 3 – Confirmé : Automatiser, collaborer, sécuriser
Objectifs pédagogiques :
Automatiser certaines actions et collaborer efficacement
Gérer Outlook de manière avancée et sécurisée
Contenus :
Créer et utiliser des modèles d'e-mails (Quick Parts ou modèles .oft)
Créer une boîte partagée et gérer les droits d'accès
Déléguer la gestion de son agenda ou de sa boîte à un collègue
Gérer les réponses automatiques (absences, redirections…)
Fusion Outlook / Word (ex : publipostage e-mails)
Synchroniser Outlook avec Microsoft Teams, OneNote ou To Do
Organiser des webinaires ou réunions Teams directement depuis Outlook
Sécurité :
Paramétrer un mot de passe d'accès
Détection de phishing, spam, messages suspects
Résultats attendus
Certification
Learning Centric
Formations adaptées aux apprenants et non l'inverse.
Adaptative learning
Toutes nos formations sont sur mesure, planifiées à la demande, modulables en fonction du besoin et du budget.
09 81 22 79 07/06. 51 64 71 05 contact@straformation.fr
Les points forts
Certification
La certification
Gérer les courriels et la planification avec Outlook (Tosa)
- TypeCertif. RS
- Spécialité (NSF)Informatique, traitement de l'information, réseaux de transmission
- DomaineRédaction message électronique
RS 6958 CertifInfo 118157 Organisme & lieu
- OrganismeSTRAFORMATION
- Région